พูดเรื่องทำบัญชีแล้วหลายคนคงส่ายหัว ในเมื่อสิ่งนี้ถือเป็นเรื่องที่วุ่นวาย ต้องวนเวียนกับตัวเลขมากมายชวนปวดหัว บ้างก็คงมองว่าเป็นเรื่องทำยาก หากแต่การทำบัญชีอาจจะเรียกได้ว่าเป็นดั่งดวงตาของการทำร้านอาหารหรือคาเฟ่ก็คงไม่ผิดนัก ตัวเลขในบัญชีไม่เพียงจะบอกรายรับรายจ่ายเท่านั้น แต่สามารถลงรายละเอียดได้มากมายหลายด้าน เป็นต้นว่านำมาซึ่งการตั้งราคาขายที่เหมาะสม กระทั่งทำให้รู้ได้ถึงเมนูที่ขายดี วัตถุดิบยอดนิยม การบริหารสต็อกวัตถุดิบ และอื่นๆ อีกมากมาย

ชวน ‘อ.ธนัย นพคุณ’ กูรูด้านบัญชีและ Course Director แห่ง FlowAccount มาร่วมแนะนำว่า การทำบัญชีทำอย่างไรที่จะช่วยให้ลดต้นทุน เพิ่มกำไร ถ้าไม่ทำแล้วธุรกิจจะพลาดอะไรไปบ้าง เบื้องต้นที่ควรรู้เกี่ยวกับบัญชีสำหรับมือใหม่มีเรื่องใด เพื่อเป็นไอเดียและแนวทางในการพัฒนาต่อยอดธุรกิจให้ขับเคลื่อนไปข้างด้วยกัน

‘งานบัญชี’ ของที่คนทำร้านอาหาร-คาเฟ่ต้องมี
5 เหตุผล ทำไมทำบัญชีแล้ว ถึงช่วยลดต้นทุน-เพิ่มกำไร
5 ข้อควรระวัง หากคุณไม่ทำบัญชี คุณจะพลาดอะไรไปบ้าง
ข้อคิดเรื่องบัญชีถึงผู้ประกอบการร้านอาหาร-คาเฟ่ยุค New Normal

‘งานบัญชี’ ของที่คนทำร้านอาหาร-คาเฟ่ต้องมี

สำหรับเจ้าของร้านอาหาร-คาเฟ่ที่เป็นมือใหม่ เพิ่งเริ่มต้นธุรกิจ นอกจากการคิดเรื่องการทำร้าน ไม่ว่าจะเป็นเมนูอาหาร ขนม และเครื่องดื่ม การออกแบบตกแต่งร้าน การหาเชฟและบาริสต้า พนักงานประจำร้าน สิ่งหนึ่งที่จำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องไม่มองข้ามคือเรื่องบัญชี เพราะหากอาหารและเครื่องดื่มเป็นหัวใจของร้าน บุคลากรในร้านเป็นกระดูกสันหลังแล้วล่ะก็ อย่างที่เกริ่นเอาไว้ การทำบัญชีย่อมเปรียบเสมือนเป็นดวงตาที่จะทำให้มองเห็นถึงเรื่องตัวเลขต่าง ๆ ที่เคลื่อนไหวในร้านอย่างนั้นแล้วมีสิ่งใดบ้างที่ร้านอาหาร-คาเฟ่ ต้องเริ่มกับบัญชี

อย่างแรกสุด อ.ธนัยได้อธิบายถึงระบบบัญชี ที่เจ้าของร้านอาหาร-คาเฟ่ต้องรู้แบบเบื้องต้น ซึ่งบัญชีก็คือการเก็บข้อมูลด้านรายได้รายจ่ายอย่างเป็นระเบียบ สำหรับมือใหม่หรือคนที่คิดจะทำให้ร้านเป็นระบบ จำเป็นต้องทำบัญชีดังนี้

โดยขอแยกเป็นร้าน ‘ประเภทบุคคลธรรมดา’ และ ‘ประเภทนิติบุคล’ (ตามการจดทะเบียนของเจ้าของร้าน) ร้านบุคคลธรรมดา สิ่งที่ต้องทำคือ

1. บัญชีด้านรายรับ สำหรับเก็บข้อมูลรายได้

2. บัญชีด้านรายจ่าย เพื่อเก็บข้อมูลรายจ่าย แตกรายการออกไป ไม่ว่าจะเป็นต้นทุนเกี่ยวกับอาหาร ค่าเช่าที่ ค่าจ้างพนักงาน

3. บัญชีสต็อกสินค้า ต้องมีการเก็บข้อมูลสินค้าและวัตถุดิบ ทั้งการซื้อเข้าและเบิกออก ซึ่งจะทำให้ทราบถึงสถานะของคลัง ช่วยให้ไม่จมหมดไปกับการสำรองของเกินความจำเป็น

โดยข้อดีไม่เพียงจะทราบถึงรายได้และรายจ่าย คำนวนออกมาเป็นกำไรเท่านั้น การทำบัญชีนี้ยังสามารถนำมาคิดราคาขายได้ด้วย เพราะทำให้ทราบต้นทุนเกี่ยวกับอาหารและบริการอย่างแท้จริง ซึ่งอยากได้กำไรเท่าไรก็สามารถตั้งราคาขายได้ตามความเหมาะสม นอกจากนั้น ร้านควรขึ้นทะเบียนร้านกับกรมพัฒนาธุรกิจการค้าให้เรียบร้อยด้วยเช่นกัน

ร้านนิติบุคคล ที่จดทะเบียนเป็นบริษัทถูกต้องเรียบร้อยนั้น การทำบัญชีจะมีความเข้มข้นยิ่งกว่าร้านบุคคลธรรมดา เนื่องจากกฎหมายบังคับให้ต้องจัดทำบัญชี เบื้องต้นสิ่งที่ต้องทำมีดังนี้

1. บัญชีรายรับ-รายจ่าย เช่นเดียวกับร้านบุคคลธรรมดา หากแต่จะต้องมีการออกใบเสร็จรับเงิน และทำใบหักภาษี ณ ที่จ่ายทุกครั้ง รวมถึงค่าการตลาด เช่น การจ้างอินฟลูอินเซอร์มารีวิวร้าน เป็นต้น

2. บัญชีสต็อกสินค้า เช่นเดียวกับร้านบุคคลธรรมดา

3. บัญชีเงินเดือนพนักงาน

4. เมื่อครบ 1 ปีจะต้องมีการยื่นงบการเงิน และเสียภาษีกับกรมสรรพากร

นอกจากนั้น ปัจจุบันร้านอาหาร-คาเฟ่ นั้นมีรายได้เพิ่มเติมเข้ามาคือ บริการจากแอปพลิเคชันเดลิเวอรี ซึ่งในแง่ของการทำบัญชีนั้นถือเป็นรายรับเดียวกันกับหน้าร้าน ที่เดิมได้รับเป็นเงินสด บัตรเครดิต กระทั่งโอนหรือจ่ายเข้าบัญชีธนาคาร แต่ทว่าช่องทางเงินเข้าจะคนละส่วนกัน จึงต้องทำรีพอร์ตครอบคลุมรายละเอียดในส่วนเดลิเวอรีเข้ามาด้วย

5 เหตุผล ทำไมทำบัญชีแล้ว ถึงช่วยลดต้นทุน-เพิ่มกำไร

ได้ทราบถึงเบื้องต้นแล้วว่า ร้านต้องมีบัญชีอะไรบ้าง ซึ่ง อ.ธนัย ได้อธิบายถึงประโยชน์ของการทำบัญชีเอาไว้ด้วย โดยมี 5 เหตุผลที่ว่า ทำไมการทำบัญชีแล้วถึงสามารถช่วยลดต้น และเพิ่มกำไร อยากปังปุริเย การทำบัญชีช่วยได้

1. รู้ต้นทุนของอาหาร

เหตุผลประการแรกของการทำบัญชี ก็เพื่อทำให้ได้ ‘รู้ต้นทุนของสินค้า’ ที่แท้จริง เพราะเวลาที่เราจะตั้งราคาขายสินค้าเท่าไร อย่างแรกที่จำเป็นต้องรู้คือต้นทุนของสินค้า ไม่ว่าจะเป็น วัตถุดิบที่ซื้อมาราคาเท่าไร ค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับการซื้อวัตถุดิบมีเท่า มีการดีลกับใครบ้าง

เมื่อมีการรวบรวมข้อมูลของสินค้าได้อย่างถูกต้องแล้ว ก็ย่อมจะทำให้รู้ได้ว่า แต่ละเมนูหรือการให้บริการต่าง ๆ นั่นประกอบด้วยต้นทุนอะไรบ้าง ส่งผลให้เราตั้งราคาขายของได้ตามที่ต้องการ อยากทำโปรโมชั่นหรือส่วนลดเท่าไร ก็จะไม่กินต้นทุนจนส่งผลกระทบต่อผลรายได้ของร้าน

2. รู้สต็อกสินค้า

อีกบัญชีที่เราต้องให้ความสำคัญคือ บัญชีสต็อกสินค้า ซึ่งมีประโยชน์อย่างกรณี เป็นต้นว่า สามารถเก็บข้อมูลได้ว่าเมนูไหนขายดีสุด ซึ่งก็จะทำให้รับรู้ถึงจำนวนวัตถุดิบที่ใช้ในการขายแต่ละเมนู พร้อมกับรู้ได้ว่าคลังของร้านสามารถทำอาหารอะไรได้บ้าง ทำให้การสั่งวัตถุดิบเข้ามาเป็นตามความเป็นจริง ทั้งยังช่วยลดค่าเสียโอกาส เงินของร้านก็จะไม่จมไปกับค่าวัตถุดิบเกินความจำเป็นอีกด้วย

3. สามารถบริหารการเงิน

การทำบัญชีสามารถให้เราบริหารจัดการการเงินได้ถูกต้อง เนื่องจากทำให้ทราบถึงรายได้จริง การแยกต้นทุน ช่วยให้รู้ว่า ‘เงินสดของร้าน’ กองอยู่กับเรื่องใดบ้างเช่น ค่าวัตถุดิบ ด้านเงินเดือนพนักงาน เป็นต้น จึงทำให้ทราบได้ว่างบด้านไหนมากหรือน้อยไป ควรจะปรับเพิ่มหรือลด เช่น ณ ตอนนี้เศรษฐกิจกำลังอยู่ในช่วงขาลง ดังนั้นเงินที่อยู่กับลูกหนี้ ก็ต้องรีบไปโกยคืนกลับมาให้ได้มากที่สุด ส่วนเงินเจ้าหนี้ ก็ต้องหาทางดีลว่าชะลอการจ่ายเงินออกไปได้มากน้อยแค่ไหน หรือเงินที่จมในรูปสินค้าก็รีบไปผันเอาเงินเข้ามาในร้าน

4. เข้าใจสถานะการเงิน

เมื่อมองในมุมของกิจการ ถ้าทำบัญชีก็จะทำให้เราได้รู้การบริหารเงิน ในอีกมุมหนึ่งก็ยังจะได้เห็น ‘ตัวเลข’ ว่ามีรายได้เข้า มามากน้อยแค่ไหน เทียบกับรายจ่าย หักลบกันแล้วเหลือกำไรเท่าไร กำไรเกิดขึ้นกับเงินสดที่เข้าสัมพันธ์กันหรือเปล่า ซึ่งปัญหายอดฮิตมาก คือ ขายของได้กำไร แต่เงินสดหายไปไหนไม่รู้ ถ้าทำบัญชีสามารถแก้ไขตรงนี้ได้ เพราะทำให้รู้ว่าเงินรั่วไปทางไหนบ้าง

5. รู้สถานะกิจการ

เมื่อได้รับรู้ตัวเลขสถานะทางการเงินของตัวเองแล้ว สิ่งสำคัญของการบัญชีคือ ‘ถ้าทำแล้วรู้วางแผนการเงินต่อไปในอนาคต’ได้ สมมติว่าปีหน้าอยากให้กิจการมีเงินเพิ่มขึ้นเท่าไร อันไหนไม่ดีก็นำมาปรับปรุงแก้ไขวางแพลนได้ เพื่อเป็นการลดต้นทุน และเพิ่มช่องทางในการทำกำไรต่อไป

5 ข้อควรระวัง หากคุณไม่ทำบัญชี คุณจะพลาดอะไรไปบ้าง

1. ไม่รู้ต้นทุน

ถ้าไม่ทำบัญชีก็เหมือนกับคนขายของแบบปิดตา เหมือนขับรถตอนกลางคืนไม่เปิดไฟหน้า เนื่องจากจะไม่สามารถตั้งราคาที่เหมาะสม ตรงตามราคาต้นทุนที่แท้จริงได้ ทำให้สุ่มเสี่ยงต่อการขาดทุน ที่สำคัญถ้าจดทะเบียนเป็นบริษัท การไม่จัดทำบัญชีเป็นเรื่องที่ผิดกฎหมายอีกด้วย

2. ไม่รู้ว่าเก็บเงินได้ครบจริงไหม

ประเด็นนี้มองถึงเรื่องการควบคุมภายใน เพราะถ้าไม่ทำบัญชีมั่นใจได้อย่างไรว่า พนักงานเก็บเงินได้ครบตามจำนวนจริงหรือไม่ เงินหายไปหรือเปล่า

3. ไม่รู้กระแสเงินสดของกิจการ ถ้าไม่ทำบัญชีจะตอบไม่ได้ว่า เงินเข้า เงินออก แต่ละวันมีจำนวนเท่าไร ยกตัวอย่างให้ภาพง่าย ๆ คือ การเก็บเงินสดไว้ในลิ้นชักแคชเชียร์ หากไม่มีการบันทึกข้อมูลก็จะไม่รู้ว่ามีเงินเข้า เงินออก เงินทอน หรือประมาณการได้ว่าต้องเก็บเงินสดเอาไว้เท่าไร ถ้าจุดเล็ก ๆ อย่างเงินทอนในแคชเชียร์ยังตอบไม่ได้ แล้วเงินที่เข้ามาหรือจ่ายออกไปจะตอบได้ไหม หากมองถึงภาพรวมการเงินของกิจการเป็นภาพใหญ่ ข้อนี้สำคัญมาก

4. ป้องกันการทุจริต ถ้าไม่ทำบัญชีก็ย่อมไม่มีเครื่องมือในการมอนิเตอร์รายรับรายจ่าย ต้นทุน สต็อกสินค้า ซึ่งก็จะไม่สามารถรู้ได้เลยว่าตัวเลขด้านบัญชีเป็นอย่างไร เจ้าของร้านต้องนั่งเฝ้าร้านเองทุกวัน เพื่อให้แน่ใจว่าจะไม่มีการทุจริตเกิดขึ้น พนักงานเก็บเงินครบตามจริง มีการเบิกจ่ายสต็อกถูกต้องหรือไม่

5. กิจการจะไม่ทางโต เพราะถ้าร้านไม่ทำบัญชี ย่อมบ่งบอกได้ว่าจะไม่มีระบบการจัดเก็บข้อมูลที่ดี จะไม่สามารถแยกเงินของเจ้าของกับเงินร้านออกจากกันได้ เงินก็จะปนกัน ทำให้ไม่รู้เลยว่าขายของมาเงินเพิ่มขึ้นเท่าไร

ข้อคิดเรื่องบัญชีถึงผู้ประกอบการร้านอาหาร-คาเฟ่ยุค New Normal

สำหรับผู้ประอบการเจ้าของร้านอาหารคาเฟ่มือใหม่ที่เพิ่งเริ่มต้นทำกิจการ อาจมองว่าการบัญชีอาจเป็นสิ่งที่รู้สึกว่า ‘ยาก’ และ ‘วุ่นวาย’ ทว่าตามที่ อ.ธนัย ได้แนะนำไปข้างต้นคงเป็นไอเดียให้ผู้ประกอบการทุกคนหันมาให้ความสำคัญกับเรื่องบัญชีของร้านยิ่งขึ้นไม่มากก็น้อย ท้ายนี้ยังได้ฝากข้อคิดและกำลังใจ

“ร้านอาหารและคาเฟ่ถือเป็นกิจการที่มีเสน่ห์และน่าลงทุน เพราะเติบโตง่าย ดังนั้นหากเราจะเริ่มต้นทำธุรกิจ จำเป็นจะต้องรู้ต้นทุน กำไร และการเก็บเงินให้ครบถ้วน ก็ต้องมีคนในการเก็บเอกสาร นั่นคือการทำบัญชีที่ดี แล้วทุกวันนี้เจ้าของธุรกิจยุคใหม่มีเทคโนโลยีเข้ามาช่วย ทำให้ค่อนข้างสะดวกสบายมากขึ้น การเก็บข้อมูลบัญชีที่เคยยุ่งยาก เพราะมีเอกสารกระดาษจำนวนมาก ปัจจุบันเอกสารบางอย่างสแกนเก็บแบบอิเล็กทรอนิกส์ได้ ทำให้รู้รายรับรายจ่ายได้ง่ายกว่าเมื่อก่อน ดังนั้นสิ่งที่อยากจะฝากเอาไว้คือ ถ้ามีการเก็บเอกสารที่ดี ทำให้รู้ต้นทุน การเก็บเงิน กิจการร้านอาหารก็จะเติบโตได้อย่างรวดเร็ว”

MHA จับมือกับ FLOW ACCOUNT มอบสิทธิพิเศษเฉพาะสมาชิกฟรี ใช้งานโปรแกรมบัญชีออนไลน์ ฟรี 90 วัน

โดยมีเงื่อนไขการใช้สิทธิ์ดังนี้

1. สิทธิพิเศษสำหรับสมาชิก แม็คโครโฮเรก้าอคาเดมี (MHA)

**สามารถใช้สิทธินี้ ได้หลังสมัครสมาชิก MHA แล้ว 10 วัน

2. สิทธิพิเศษนี้ไม่สามารถเปลี่ยนแปลงเป็นเงินส่วนลด หรือแพ็คเกจอื่นๆ ได้

3. สงวนสิทธิพิเศษนี้ เฉพาะสมาชิกที่ไม่เคยใช้งานในโปรแกรมบัญชีออนไลน์ FlowAccount

4. สงวนสิทธิ์นี้ สำหรับ 1 สิทธิ์ / 1 อีเมล / 1 บริษัท เท่านั้น

5. สมาชิกผู้ขอใช้สิทธิ์สามารถเข้าเรียนการใช้งานได้โดยไม่มีค่าใช้จ่าย

6. สมาชิกผู้ขอใช้สิทธิ์ต้องแจ้งรหัสสิทธิพิเศษ และหมายเลขสมาชิกแม็คโคร

ผ่านทาง Livechat (ทาง www.flowaccount.com)

หรือ Line: @FlowAccont เพื่อรับสิทธิพิเศษนี้

7. ระยะเวลาการใช้สิทธิ์ มีระยะเวลาตั้งแต่วันที่ 15 ต.ค. - 31 ธ.ค. 2563

8. สอบถามข้อมูลการใช้สิทธิ์เพิ่มเติม โทร 02-026-8989

คลิกอ่านบทความน่ารู้ จากแม็คโคร โฮเรก้า อคาเดมี