ในสถานการณ์ที่หลายคนรู้สึกว่าแย่ ส่งผลต่อยอดขายไม่เป็นไปตามเป้า ผู้ประกอบการอาจคิดว่าผลประกอบการคงติดลบขาดทุนจนเกิดภาวะเครียด และในทางกลับกันสำหรับร้านที่ยอดขายยังดีอยู่ ออเดอร์มีเข้ามาตลอด ก็อาจกำลังดีใจเตรียมวางแผนขยายกิจการต่อ แต่สิ่งที่อยากจะบอกทุกท่านก็คือ หากผู้ประกอบการท่านใดไม่ได้ทำ P&L “ขาดทุน” หรือ “กำไร” จะเป็นเพียงแค่ความรู้สึก คิดไปเอง เพราะการทำธุรกิจไม่ว่าจะประเภทใด เรื่องตัวเลขไม่สามารถใช้ความรู้สึกกะเอาได้ โดยเฉพาะธุรกิจร้านอาหาร การทำ P&L ถือว่าสำคัญและจำเป็นมาก เพราะ P&L สามารถบอกได้ทันทีว่า สถานการณ์ของกิจการเราในเวลานี้กำลังวิกฤต หรือ กำลังรุ่ง เพื่อที่จะได้วางแผนอนาคตรับมือได้ ไม่เชื่อก็ต้องเชื่อว่าร้อยละ 50% (หรือมากกว่านั้น) ของคนทำร้านอาหารมักจะเกลียดตัวเลข ซึ่งนำไปสู่ปัญหาของการไม่ทำงบกำไรขาดทุน จึงทำให้ร้านอาหารไม่รู้ถึงสุขภาพทางธุรกิจของตนเอง เช่น ขายดีแต่ไม่มีกำไร ขายได้มีกำไรแต่ทำไมเหมือนขาดทุน ดังนั้นเรามาทำความเข้าใจเรื่องการทำงบกำไรขาดทุนหรือที่ร้านอาหารระดับ Chain Restaurant เรียกว่า P&L กันดีกว่า

งบกำไรขาดทุน หรือเรียกว่า Profit and Loss Statement (P&L) คือตัววัดผลในการทำธุรกิจในแต่ละเดือน ว่ายอดขายที่เราหามาได้ทั้งเดือนนั้น หลังจากหักค่าใช้จ่ายต่าง ๆ เหลือกำไรหรือไม่ และสำคัญไปกว่าคำว่ามีกำไรนั้นก็คือหากเราเปิดร้านอาหารในสถานที่เช่า ที่มีอายุสัญญาหากเราอยู่ครบอายุสัญญา เงินที่ลงทุนไปนั้นจะได้คืนมาครบถ้วนและมีกำไรเหลือหรือไม่ หากใครที่ยังไม่เคยทำงบกำไรขาดทุนไว้บทความนี้จะบอกแนวทางวิธีการทำ ก็ขอชวนมาเริ่มทำไปพร้อม ๆ กันเลย

จะทำ P&L ต้องมีการบันทึกข้อมูลต่อไปนี้ในแต่ละเดือน

ตัวอย่างการบันทึกข้อมูลร้านอาหาร

ยอดขาย : รายได้จากทุกช่องทาง
ต้นทุนอาหาร : ต้นทุนวัตถุดิบอาหาร+ต้นทุนเครื่องดื่ม+บรรจุภัณฑ์ โดยปกติแล้ว ค่าใช้จ่ายในส่วนนี้จะอยู่ที่ประมาณ 30-35%
ต้นทุนค่าแรง : ต้นทุนค่าแรงพนักงานประจำ+ต้นทุนค่าพนักงานชั่วคราว+ค่าแรงล่วงเวลา+สวัสดิการต่าง ๆ โดยปกติแล้ว ค่าใช้จ่ายในส่วนนี้จะอยู่ที่ประมาณ 15-20%
ต้นทุนค่าใช้จ่ายการบริหาร มีต้นทุนคงที่ (Fixed Cost) เช่น ค่าไฟฟ้า+ค่าน้ำ+ค่าแก๊ส+ค่าวัสดุสิ้นเปลืองต่าง ๆ+ค่าการตลาด+ค่าเดินทาง+อื่น ๆ โดยปกติแล้ว ค่าใช้จ่ายในส่วนนี้จะอยู่ที่ประมาณ 5-10% และต้นทุนแปรผัน (Variable Cost) เช่น ค่าทำบัญชี+ค่าภาษีต่าง ๆ และอื่น ๆ โดยปกติแล้ว ค่าใช้จ่ายในส่วนนี้จะอยู่ที่ประมาณ 5% หรืออาจจะไม่มีสำหรับร้านอาหารขนาดเล็ก
ต้นทุนค่าเช่าพื้นที่ โดยปกติแล้ว ค่าใช้จ่ายในส่วนนี้จะอยู่ที่ประมาณ 10-15%
กำไร/ขาดทุนสุทธิ โดยปกติแล้ว ควรมีกำไรอยู่ที่ 10% ขึ้นไป

เพียงแค่เราบันทึกค่าใช้จ่ายเหล่านี้แยกเป็นหมวดหมู่ไว้ ก็จะทำให้สามารถวิเคราะห์สุขภาพธุรกิจของเราได้ง่ายขึ้น หากค่าใช้จ่ายของร้านเกินจากคำแนะนำข้างต้น ก็จะได้วางแผนในการแก้ไขได้อย่างเหมาะสม ในทางกลับกันหากไม่มีการบันทึกงบกำไรขาดทุนไว้ถึงสิ้นเดือน ปรากฎว่าขาดทุน เราก็จะไม่รู้เลยว่าค่าใช้จ่ายส่วนใดที่สูงเกินมาตรฐานทำให้แก้ปัญหาได้ไม่ถูกจุด อุดรูรั่วไม่ได้ผล มาดูแนวทางตัวอย่างกัน : มีร้านอาหารร้านหนึ่งทำธุรกิจมา 18 เดือน มีกำไรในทุก ๆ เดือน เฉลี่ยเดือนละ 40,000 บาท เมื่อคำนวณแล้วก็ทำกำไรสะสมไป 720,000 บาท ซึ่งดู ๆ แล้วก็น่าจะเป็นเรื่องดี แต่เมื่อเริ่มทำ งบกำไรขาดทุน นำข้อมูลมาวิเคราะห์พบว่าร้านอาหารร้านนี้มีอายุสัญญาเช่า 36 เดือนและลงทุนไป 3 ล้านบาท แสดงว่าหากร้านอาหารนี้ยังนิ่งนอนใจ ทำยอดขายและบริหารค่าใช้จ่ายแบบเดิมอยู่ต่อเนื่องจนครบอายุสัญญา ร้านนี้จะได้กำไรอยู่ที่1,440,000 บาท ซึ่งแสดงว่าการทำร้านอาหารนี้จะขาดทุนถึง 1,560,000 บาทเลยทีเดียว

เมื่อพอทราบว่ากำไรที่ทำอยู่จะไม่เพียงพอต่อการคืนทุนของเงินที่ลงไป ทางร้านต้องมีการวางแผนในการเพิ่มยอดขายและทำการวิเคราะห์ต้นทุนค่าใช้จ่ายต่าง ๆ เพื่อหาดูว่ามีตัวไหนที่เกินจากค่ามาตรฐาน เพื่อที่จะได้ควบคุมและทำให้กำไรมีเพิ่มมากขึ้น เห็นไหมว่านี้แค่เป็นเพียงส่วนหนึ่งของการทำงบกำไรขาดทุน ก็ทำให้เห็นสุขภาพที่แท้จริงของร้านอาหารตนเองได้ทันทีว่าแข็งแรงดี ป่วยเล็กน้อย หรืออยู่ในช่วงวิกฤต ดังนั้นหากผู้ประกอบการท่านใดยังละเลยการทำ P&L โดยเฉพาะการบันทึกข้อมูลต้นทุนต่าง ๆ อย่างละเอียดแยกเป็นหมวดหมู่ขอให้เริ่มต้นทำทันที ยิ่งในช่วงสถานการณ์แวดล้อมปัจจัยภายนอกแย่ ๆ ยิ่งต้องหันกลับมาให้ความสำคัญกับปัจจัยภายในที่เราสามารถควบคุมได้เป็นสิ่งแรก

เรียนรู้เรื่องการจัดการงบกำไรขาดทุนอย่างง่าย ทั้งในเรื่องของการทำบันทึกรายรับ– รายจ่าย ,วิธีการกรอกข้อมูลของร้านลงในตาราง รวมถึงข้อควรระวังและสิ่งที่ขาดไม่ได้ พร้อมทั้งการวิเคราะห์งบกำไรขาดทุน เพื่อควบคุมต้นทุน และเพิ่มผลกำไรให้กับธุรกิจของคุณ เรียนฟรี สมัครฟรี คลิกเลย! คลิกอ่านบทความอื่นๆ ได้ที่นี่